如何当好办公室主任.ppt

如何做好办公室主任,主讲人 梅洪常 教授 重庆工商大学管理学院院长，重庆市学术技术带头人，中国企业管理研究会常务理事 mhchang68@ctbu.edu.cn,巴南区干部培训课,,如果你想更快地推广一样东西，就不要拿它来收费。——美国风险投资家蒂姆.德雷珀,办公室主任应以高效率管理为目标 ——梅洪常,,一、办公室主任的角色与理念,（一）办公室主任的多重角色1.主任对上是“秘书”、对下是“领导”、对外是“管家”、对内是“牵头”； 2.办公室是机关联系的纽带、信息中心和领导决策的有力助手，要参与政务，办理事务，搞好服务。 3.主任扮演的角色智多星角色、耳目嘴角色、胳膊腿角色、代首脑角色、联络员角色、监察员角色、外交官角色、管家角色（管财管车） 、万金油角色、老黄牛角色切忌把帮领导喝酒，陪客人打牌，唱歌跳舞等作为当主任的主要特长。,办公室主任顺口溜,1、领导未讲我先讲，看看喇叭响不响； 2、领导未行我先行，看看马路平不平； 3、领导未尝我先尝，看看饭菜凉不凉； 4、领导未跳我先跳，看看小姐俏不俏； 5、领导未睡我先睡，看看小费贵不贵。,（二）办公室主任的理念办公室就是服务部、办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的机构。办公要有责任感、诚意感、紧迫感。1.强化责任意识，严格把好“两关”。要坚持从全局出发，严格按规定办事，认真组织协调，严格把好 “两关”，即把好办文关和会议关，尽量把领导同志从文山会海中解脱出来，使领导同志集中力量抓大事，进一步提高政府工作效能。把好办文关就是要树立“精品”意识，高度重视文稿起草工作，按照政府工作规则和公文处理的有关规定，突出提高公文逻辑、层次、中心思想，严格明确流转程序和标准，严格把好公文文稿的政策法规关、文字关和格式体例关，同时尽量精简公文，加快公文的流转速度。二是严格把好办会关。要注意精简会议，严格执行会议审批制度，认真审查会议议题，努力少开会，开短会，做到会前周密准备、会中细致服务、会后狠抓落实，努力提高会务质量。,2.为政之要，重在检查落实。要发挥办公室联系上下、协调各方的优势，不断探索督查工作的新方式、新办法，努力实现“三个转变”，即从一般督查向重点督查转变，从文电督查向现场督查转变，从受命督查向主动督查转变，善于协调动落实工作，使政府的每一项决策和领导的每一点指示、批示都落到实处，并及时反馈落实情况,充分发挥办公室抓落实的助手作用，使政务督查在决策执行上发挥更大的作用。3.调查研究是“成事之基、谋事之道”。通过立足大局调研、改进作风调研、整合力量调研，注重对群众关注的热点和实际工作的难点开展解剖型调研，找出问题根源，提出解决办法，努力为领导提供有情况、有分析、有建议的报告，为领导提供一些抓得准、用得上的资料，真正能为领导提供事前决策服务。,,4.政务信息是领导科学决策的重要依据。按照全面、及时、准确、规范的要求，围绕群众关注的热点、难点和疑点问题，做好信息的收集、提炼、报送工作，切实提高政务信息工作的质量和实效，使政务信息成为领导掌握情况、把握全局、推动转自工作、处理政务、了解社情民意的重要渠道，有力地服务政府决策和经济建设。同时，要加强政府信息公开工作，及时更新政府网站服务内容，收集、反馈公众在政府网站上提出的问题，真正把政府网站建成政府与公众交流、沟通的桥梁和纽带，提高政府网站的公共服务能力。从根本上讲就是要以终身学习的理念、与时俱进的理念和创业创新的理念来做好办公室的工作。,,5.重视应急值守，提高应急处置和危机防范能力。要认真贯彻落实中央和省州关于应急管理工作的要求和部署，严格执行《中华人民共和国突发公共事件应对法》，不断加强应急管理队伍建设，规范应急处置程序，建立健全应急管理组织体系转自，完善应急预案体系，积极开展应急演练，强化应急物资准备，落实应对突发事件经费，建立健全反应灵敏、运转高效的应急管理机制；同时，按照“统一领导、分级负责、综合协调”的原则，严格执行突发公共事件信息报告制度。,二、办公室主任的素质能力提升1.提高办事能力要注重精细化办理 ——小事大办。办公室工作，任何一件小事都是大事，小到接一个电话，口气、态度都代表着整个办公室，给人的印象都是一个整体。为此，对任何一件经办的工作，都不能有一点差错，都要严谨细致，来不得半点敷衍。 ——大事精办。俗话说，一肥遮百丑，可是办公室工作恰好相反。越大的事，越是要高度重视、精密部署、确保成功。比如重大的会议活动、高规格的接待等，大到会场布置、汇报材料，小到会议的席签、就餐的位次，必须精而又精，体现一个单位或部门的工作水平。 ——急事稳办。突发性事件处置，绝对不能急躁，没有了解或核实情况就向领导汇报，从而忙中出错。要按照工作的流程和应急的预案，加强与各个方面的联系和沟通，掌握最快、最新、最实的情况，努力做到反应灵敏、调度及时、协调有力、汇报及时。 ——要事快办。特别是对上级和领导交办的重要事项，要保持清醒的头脑，分清轻重缓急，讲究效率、科学有序、操作规范。,2.要体察领导意图，做到献策不决策办公室的工作常常趋于被动，不是忙于日常程序化工作，就是忙于领导临时交办的任务，整天被动地围绕着领导转。在这种前提下，办公室主任要想献良策，当好参谋、助手，就必须“吃透两头”，即：吃透上级的政策指示精神与吃透基层的实际情况；增强“三种能力”，即：增强自己的敏锐观察能力；综合分析能力；精明的办事能力。在此基础上，办公室主任围绕着领导转，不能只是行动转而思想不转，因为，要正确、系统领会和体察领导意图并按领导的意图办事，办公室主任还必须有独立思考、广度联想、扩展领导意图的超前意识，不过这种超前意识仅供领导参考，体现在为领导参谋划策的全过程，但切忌不能将自己的意图、看法强加于领导，更不能代替领导发号施令。主任的计谋再好，只有被领导采纳了才能变成实施的行为。,3.要有追踪反馈的功能，做到侧重不失重每当领导开完一个会或交办一件事，办公室都要进行跟踪反馈，都要善始善终。作为 “领头人”的办公室主任，这时即要抓住重点、分清主次，又要统筹兼顾一般，做到侧重不失重，在被动变主动。在实际操作中要把握好三个关系：正确处理政务和事务的关系。办公室工作繁杂琐碎，主任的主要精力要放在政务工作上，要抓大事，管本行，努力在为领导当好参谋助手上下功夫，在加强办公室工作的计划性上做文章。正确处理日常工作与突发性工作关系。对突发性、临时性的工作，头脑要冷静要培养自己快速反映的能力，并且要切实注意办公室整体功能的发挥。正确处理为领导服务与为群众服务的关系。为领导服务就要为其分忧解难。但是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务，这就要求办公室主任多与群众接触，发现问题及时分析，超前预测，为领导决策发挥参谋作用，也为领导服务群众提供更加有利的条件。,4.要敢于讲真话，做到服从不盲从敢于讲真话，讲实话，这不只是一个人品质和工作作风问题，而是对事业责任感问题。办公室主任要当好领导的参谋和“耳目”，就必须有高度负责的精神，实在做事，老实做人，敢讲真话，但是办公室工作的从属性，要求各项工作必须体现领导的思想意图。参谋跟领导必须保持步调一致，不能别出心裁，自以为是，与领导离心离德；更不能在工作中，行动上与领导的要求对着干，这样就会贻误工工作。当办公室主任与领导意见有分歧时，要站在领导的角度换位思考，并且要选择恰当的时机和方式把利弊跟领导说透彻，这样随着实践的检验，领导也会把参谋视为助手。,5.要坚持有权不越权，做到果断不武断办公室主任在平时实际工作中，有参政议政权，有督办检查权，有工资管理权，有人事调配建议权，领导越是信任办公室，放手让其工作，做为办公室主任就要善于运用赋予的权力去开展工作。管事多了，相对部门的权力也大了，在这种情况下，作为办公室主任就要注意爱护和珍惜自己手中的权力，准确把握自己的权力，做到用权不越权不要权。领导安排布置的工作，交办的事情，要果敢地抓实施，抓落实，不能推诿拖拉。特别是当领导外出，出现一些突发性事情，而又需要紧急处理时，办公室主任绝不能优柔寡断，应审时度势当机立断，但这种果断不是脱离现实的盲目冲动、感情用事。,6.要克服畏难情绪，做到调和不附和办公室是个综合的服务系统，既要给领导当好参谋，又要协调各个部门等方方面面的关系。实践证明，办公室主任的工作是不能让所有人都满意的工作。但是不能被“难”字吓倒，在其位就要谋其政，尽心竭力，任劳任怨，忠于职守，默默奉献。同时，在处理内部和外部问题时往往会遇到这样或那样的一些矛盾，有时还会遇到各种闲言杂语或谩骂，这时，主任肚量要大些，要善于忍耐，遇事要多想想别人的难处，多体谅对方，最好不要事事争高低比输赢。但是，对国家、集体不得的事情，绝不能搞无原则的调和，在大是大非面前，不能随声附和，要敢于申张正义，秉公办事，不搞一团和气。,三、管理权力取之有道——管理情绪+达到理智=控制有效。 技能：沟通（说话语气、倾听、阅读、书面表达，眼神、手势、表情、握手等身体语言，还有人缘，坦诚都重要） ——责任感=雪中送炭 锦上添花 ——胜任本职工作=要上祥下不干预下层工作（君逸臣劳、大臣不理碎务）+效率优先（美：伯纳姆工作前的取消、合并、替代）+分权而治分级管理（集中精力于决策指挥协调、增强下属荣誉感责任心和积极热情有效地工作、历练干部、发挥专长、改变消极被动服从的上下级关系）+专心去做好部下不能做的事。教训：诸葛量出师未捷身先死；长使英雄泪满襟。,——放下官架子，学会表扬（公开）-批评（私下）-表扬胜过奖金。 ——与部属建立起牢靠的良好的私人关系（有闲暇、能聚会、培训讲课、巡视剪裁、员工高度认可其功绩和技能） ——副职长正职之不长，立才而不立权，建功而不抢功，做事到位而不越位。 ——下级对上级要增加机会“投资”：下级远离上级=领导脱离群众 技能：与高手交往，能力自然提高；学习领导的套路，是自己成为一点就灵的好帮手；见领导要有勇气、自然、平等而不失礼貌，工作之外“感情投资”要避免同事嫉妒；领导欣赏与群众基础缺一不可。,——通过开拓业务能力和突出业绩来树立自己在组织和领导人眼中不可取代的的地位和形象。 ——把握以真心换人心的管理技艺： 信任、奖励是驱动力； 谦恭、虔诚服务赢得感激、敬重； 知贤用贤能成“刘邦”； 言而有信得天下； 公平、正义化解怨恨； 开拓创新的理念和目标会凝聚人心； 业余爱好培养亲和力； 正确评价促进团队进步（不要情人眼里出西施）。,——容纳有过错的人：管理人才行为有过错的，要有宽恕、宽容的品德，以德报怨。不要把问题积累起来算总账，以恨报怨，怨恨无穷。战国，楚莊王，庆功宴，群臣从早到晚，点蜡灯夜宴，有宠妃许姬斟酒助兴，一阵风来，蜡烛灯灭，许姬被人拉住了衣袖，又不好出声，挣扎中衣袖被扯破，直到她机警地扯断那人的帽子上的樱带，那人才惊慌地溜掉。许姬走到莊王跟前，附耳禀报了实情，并请莊王严加查办那个色胆包天的之人。莊王听后，沉吟片刻，要左右先不要点灯，命群臣解开缨带，摘下帽子，尽情畅饮。群臣照办后，才命人掌灯点烛灯光之下，群臣绝缨饮酒，已无法分辨谁的缨带被扯断了。,莊王就像没有发生过这件事一样，与众人喝道深夜才散去。此后，莊王也没再提起此事。几年后，莊王出兵伐晋，部将唐狡请命当开道先锋，带几百名亲兵连夜奔袭，忘我死战，晋军被杀的落荒而逃。装王要当众加倍赐赏唐狡。唐狡忙噗通一声跪下，说臣蒙君王之恩已经很厚了，哪敢再领赏呢？莊王说我又不认识你，怎么说受过我的赏赐呢？唐狡愧色满面低声说处当年夜宴真相，群臣才晃然大悟：原来莊王当时命大家解缨摘帽是为什么，大家都非常敬佩莊王的做法。如若不是当初的大度，哪有如今的拼力死战的成果呢？ 。,四、谁能晋升（根据高群观点再整理） （1）上级不在时能负的其留守职责的人 （2）准备好随时回答领导提问的人 （3）让领导轻松体面出场的人或致力消除领导误解的人 （4）代表其负责的部门上下协调好的人 （5）站在基层向领导提出问题及对策建议的人 （6）忠实执行上级命令的人 （7）经常主动请求上级领导指示的人 （8）作为领导的代办人 （9）知道自己权限的人 （10）向上级主管报告重要事件、问题解决情况的人 （11）勇于承担责任的人 （12）把新信息报告领导的人 （13）不是事事请示的人,办公室主任多次没有被提拔的原因？办公室主任多次没有被提拔，是因有回部门员工聚餐，摆了两桌。领导那桌上的大闸蟹是野生的，个头小；职工桌上的大闸蟹是养殖的，个头大。领导很生气，办公室主任忙解释：他们那桌是人养的！,谢谢各位！,